COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU N°10 du MERCREDI 23 mars 2016

Ordre du jour

- Présentation de monagence.com

- Débriefing opération de Pâques " Partez à la chasse aux gourmandises" du 14 mars au 28 mars

- Sortie de notre deuxième magazine « Commercialement Vôtre »

- Soirée « apéritif dinatoire » du 18 avril à 19heures

- Brocante du 1^er mai à Beaumont-Sur-oise

- Préparation de l’animation « Euro 2016 » du  10 juin au 10 juillet

Présents :

CHICHERY Alain - FOURCROIX Didier - HAYAT Nadine - LESCLINGAND Corinne – MAXIMILIEN Adam –- VAUDOU Guillaume

Invités :

Djamel Oudni (pour la préparation de l'Euro 2016 en partenariat)

1 - APPROBATION DU COMPTE RENDU N°9

·         Pas de remarque

2 - PRESENTATION DE MONAGENCE.COM

A la demande de Didier Fourcroix, une société de Marketing en communication spécialisée dans la redynamisation du commerce des centres villes et venu nous présenter sa société.

3- DEBRIEFING OPERATION DE PAQUES "Partez à la chasse aux gourmandises"

 46 commerçants participants aux différente animations de Pâques

3 animations différents : La décoration des vitrines par Maxime, notre graffeur. 100 paniers garnis à gagner grâce aux tickets à gratter dans les commerces. 128 lapins en chocolats cachés dans les vitrines des commerçants. Trente lots à gagner au tirage au sort (1er lot un Ipad, du 2ème au 11ème : 10 places d'une journée (au choix) au Parc Astérix ou Disneyland Paris, et du 12ème au 30ème des paquets de bonbons. Petite problématique rencontrée par les commerçants (les lapins en chocolats cachés dans les vitrines ont tendance à fondre).

5 - MAGAZINE "COMMERCIALEMENT VOTRE

Aucune remarque sur la sortie de notre magazine n°2.

Sur notre prochaine publication, nous avons décidé d'un commun accord de laisser la parole à Madame Nathalie Groux, Maire de la commune de Beaumont-sur-Oise  dans la rubrique « La parole aux Elus ».

6 - SOIREE "APERITIF DINATOIRE" à Persan du 18 avril à 19 heures

Nous préparons une soirée conviviale entre commerçants et artisans en présence de Monsieur Arnaud BAZIN, Président de la CCHVO, du Comité Départemental et des élus du Territoire, à Persan dans la salle Marcel Cachin. Une occasion pour tous d'échanger et de partager un moment ensemble en toute convivialité. Christian du restaurant "la Taverne Beaumontois" de Beaumont-sur-Oise se charge de nous concocter un délicieux apéritif dinatoire. Nous demandons une participation de 5€ par personne. Au cours de la soirée, une présentation du site internet sera faite une grand écran.

7- BROCANTE du 1er Mai à Beaumont-Sur-Oise

Le dimanche 1er mai se tiendra la bocante à Beaumont-sur-Oise, en association avec le nouveau Comité des fêtes "Beaumont en fête" et la Mairie de Beaumont-sur-Oise. Se sera l'occasion pour nous d'être représenté, effectivement, nous tiendrons un stand (tente pliante, documentations, affiches), et nous ferons tourner la roue pour faire gagner des lots (bonbons, chèques cadeaux etc...)

8- ASSEMBLEE GENERALE LE lundi 23 mai

9- PREPARATION DE L'ANIMATION "Euro 2016"

En présence de Djamel Oudi de la Mairie de Beaumont-sur-Oise. Il faudrait se rapprocher des autres communes et demander si il y a des retransmissions sur grand écran des matchs de foot. Demander aux restaurants de faire des menus spécial foot.

Quelques propositions ont été avancées, bien évidemment ces animations ne sont pas figées et sont vouées à évoluer.

·         Maxime notre graffeur va revenir décorer les vitrines aux couleurs de l'euro 2016

 ·         Faire des paris sur un match de foot du soir chez les commerçants pour faire gagner des lots aux enfants ayant un rapport avec l’Euro 2016 (drapeaux, porte clefs, casquettes etc...). Les gagnants participeront au grand tirage au sort final.

·         Le parrainage de notre opération avec un footballeur connu. (Corinne Ancel s’en charge).

COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU N° 8 du mercredi 7 Janvier 2015

Ordre du jour :

-  Approbation du compte rendu n°7

- Pont financier - cotisations et adhérents

- La mise en place de l’opération « Saint Valentin »

- Point sur les Chèques cadeaux

Présents

 Didier FOURCROIX - Malika GHOUAR - Christian JUEN – Corinne LESCLINGAND-DROUET

1 - APPROBATION DU COMPTE RENDU N°7

Pas de remarque.

2 - POINT FINANCIER - COTISATIONS ET ADHERENTS

Nadine viendra le vendredi 9 janvier travailler sur la facturation avec Corinne. En effet il avait été décidé que les cotisations courraient désormais du 01 janvier N au 31 décembre N.

Ainsi des régulations doivent être réalisées pour que chaque adhérent ait la même règle de cotisation et qu’elles soient toutes ajustées.

Nous avons entre 4000 et 5000 € de cotisations à récupérer, ce sera donc la priorité pour Corinne de traiter les règlements. A ce sujet Nadine à préparé un tableau de suivi.

 3– OPERATION  " SAINT VALENTIN"

Notre animation commerciale de la « Saint Valentin », se fera sous la forme d'une tombola, du 2 février au 14 février 2015, elle permettra de faire gagner 2 wonderbox (voyage en Europe).

 L’UCHVO va solliciter les restaurateurs, fleuristes et coiffeuses/esthéticiennes afin qu’ils puissent proposer des lots à faire gagner aux consommateurs.

 Les lots seront à récupérer chez les commerçants.

Quelques cadeaux de la tombola qui n'ont pas été réclamé seront remis en jeux pour l'opération : La cafetière Dolce Gusto et un convecteur Bluetooth.

Pour cette animation, nous aurons besoin de l'aide de membres du bureau Corinne étant prise à plein temps pour les cotisations. Nous proposerons donc un planning de mise en place de l'opération. Des séances de relances téléphoniques à 2 ou 3 personnes sur une durée maximum d''1 heure sont prévues les vendredi 16 janvier et mardi 20 janvier.

Un mail vous a été envoyé à ce sujet.

4 – CHEQUES CADEAUX

 Des documents formalisés sont mis en place afin de faciliter le remboursement des chèques cadeaux.

Ces remboursements seront mensualisés.

COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU N° 9 du jeudi 12 février 2015

Ordre du jour :

Point sur l’opération ST VALENTIN

Fichier des adhérents et non adhérents sur Google (avantages) Guillaume

Site UCHVO du nouveau. Malika

Opération « Pâques »

Divers

Présents

Alain CHICHERY - Sandrine DEVIGNE - Didier FOURCROIX - Malika GHOUAR – Nadine HAYAT - Christian JUEN

1 - APPROBATION DU COMPTE RENDU N°8

Pas de remarque.

2 – OPERATION SAINT VALENTIN

Une commerçante a porté à l’attention des membres du bureau sa désapprobation concernant la boxe cadeau offerte pour l’opération de la Saint Valentin.

 En effet, elle a émis un avis défavorable au fait que le vol ne soit pas inclus dans la boxe offerte.

 La boxe offerte est d’une valeur de 150 euros. Pour rappel la participation financière demandée aux commerçants étaient de 15 euros. Celle-ci participait notamment à l’achat de la boxe mais également à l’ensemble des frais liés à la visibilité de l’opération : Affiche, drapeau, urne, bon tombola, timbres…

 Les membres du bureau ont bien pris en compte cette remarque pour les opérations à venir.

3 – ELARGISSEMENT DU BUREAU

Monsieur CHICHERY, Ancien gérant du centre Intermarché de Beaumont sur Oise a intégré l’équipe du bureau de l’association.

 Le Bureau est bien évidement toujours à la recherche de bonnes volontés qui souhaiteraient intégrer l’intégrer et lui faire part de ses bonnes idées pour développer l’association.

 Didier FOURCROIX est à votre disposition si vous souhaitez nous rejoindre dans l’aventure.

4 – POINT TRESORERIE

Aujourd’hui l’UCHVO dispose de 2 comptes bancaires :

-          Le premier au LCL

-          Le second à la Société Générale

La proposition est faite et adoptée à l’unanimité de conserver ces 2 comptes.

Celui de la Société Générale pour les opérations courantes, les adhésions et les animations commerciales celui du LCL dédié uniquement à l’opération des chèques cadeaux.

 Ainsi le traitement des chèques cadeaux sera clairement lisible et facilité.

 A ce jour, 16 adhérents sont à jour de leur cotisation 2015. N’oubliez pas de nous faire parvenir vos adhésions.

 Merci de régulariser votre situation pour ceux qui ne l’aurait pas encore fait.

5 – PRESENTATION SITE INTERNET

La volonté de l’UCHVO est de se doter d’un outil de promotion du commerce de qualité et efficient.

 Ainsi l’UCHVO s’est rapproché de la Fédération Nationale des Centres Villes avec qui elle travaille déjà sur les chèques cadeaux pour découvrir l’outil BOUTIC.

 BOUTIC a été développé par la FNCV pour les associations de commerçants.

 C’est un outil dont bénéficie déjà REIMS, BREST, NANCY…

 Cet outil se divise en 2 : un site internet standard et une application mobile développée pour I PHONE et ANDROID.

 Sur ces outils peuvent être mis en avant : les animations de l’association mais aussi, et c’est ce point qui nous intéresse, l’ensemble des adhérents de l’UCHVO.

 Chaque commerce bénéficierait de son espace qu’il administrerait et qu’il pourrait alimenter de photos, descriptifs... et le mettrait à jour librement.

 En plus de sa page personnelle chaque commerçant aurait la possibilité de mettre en ligne ses promotions et bons plans du mois.

 Outre le fait que ces deux outils peuvent être mis en place très rapidement c’est aussi le coût qui nous a interpellé.

 Création du site Offerte - Création Application 2890€ - Maintenant 990€ pour chacun.

 Il pourrait être envisagé d’organiser une réunion de présentation de ces outils si vous le désiriez afin d’avoir votre retour quant à sa mise en place au sein de VOTRE association.

 N’hésitez pas à nous solliciter si vous souhaitiez qu’elle ait lieu.

 Pré requis informatique : Demande faîtes à la FNCV. En attente de retour de leur part.

 L’UCHVO pourrait proposer très bientôt à l’ensemble des adhérents la possibilité de router des e-mailing de promotion personnalisés.

 En effet, à l’occasion de chacune des opérations commerciales mises en place nous récupérons l’ensemble des coupons réponses remplis par les consommateurs participants. Il pourrait être envisagé de proposer aux commerçants d’utiliser cette base pour router leur promotion.

 La mise en place est à l’étude.

6 – OPERATION DE PAQUES

La mise en place de l’opération de Pâques va devoir commencer rapidement.

 Un sondage va être lancé sur Facebook pour sonder les amis de la page UCHVO pour essayer de dénicher des bonnes idées.

 Le programme devra être validé lors de la prochaine réunion de bureau.

7- POINTS DIVERS

 1 – Afin de limiter les coûts des opérations, une trame unique pour le drapeau des opérations commerciales va être proposé afin d’éviter une ré impression à chaque fois et économiser près de 400€ sur chaque opération

2- Pour les cotisations 2015 : Les commerçants qui souhaiteraient payer leur cotisation mensuellement ou trimestriellement ont la possibilité de procéder par virement. Les coordonnées du compte apparaissent sur les appels de cotisation.

3 - Corinne LESCLINGAND DROUET assurera une permanence supplémentaire le mardi matin et très bientôt le jeudi matin à la Maison du Commerce comme c’était le cas précédemment.

3 – JEU pour les commerçants : Nous nous étions engagés à être 100 à la fin de l’année ! Nous n’avons pas tout à fait atteint notre objectif !

C’est pour cela que nous lançons ce jeu qui courra jusqu’au 30 juin 2015 !!!

Nous vous invitons à faire, vous aussi, adhérer d’autres commerçants !

 Un décompte va être tenu à jour jusqu’à la date limite du jeu.

Celui qui aura fait adhérer le plus de commerçant gagnera :

-          1 bouteille de Champagne et 100€ en chèque cadeau UCHVO à remettre à ses clients où à conserver pour lui

-          Les suivants quant à eux gagneront 20€ en chèque cadeau ! Dès un commerçant adhérent supplémentaire.

 Nous comptons sur votre participation !

COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU N° 7 du mercredi 10 décembre 2014

Ordre du jour :

Point tombola

Point sur l’opération « Noël »

Prochaine action "St Valentin"

Point adhésion, financier et demandes de subventions

Chèques cadeaux

Brocante des enfants -

Présents

Sandrine DEVIGNE - Didier FOURCROIX - Malika GHOUAR - Nadine HAYAT - Christian JUEN – Corinne LESCLINGAND-DROUET - Michel ROSENSTRAUCH - Guillaume VAUDOU

1 - APPROBATION DU COMPTE RENDU N°6

Pas de remarque.

2 – POINT SUR LA TOMBOLA

Les retours des commerçants participants à la tombola sont positifs.

Malheureusement nous n’avons pas vérifié les lots dans leur emballage et nous avons eu une réclamation de la part du gagnant de la 2de télévision. Celle-ci était cassée dans l’emballage. Nous avons dû racheter un écran plat d’une valeur de 310 €euros. Nous vérifierons, désormais, systématiquement chaque lot.

3 – POINT SUR L’OPERATION «L’UCHVO FETE NOEL ».

L’opération commerciale de Noël se prépare.

Les adhérents peuvent venir chercher le matériel à partir du jeudi 11 décembre (2 paniers gourmands, 2 affiches, 202 tickets à gratter, 1 bâche de drapeau).

Pour cette opération nous donnerons plus de tickets à certains commerçants ayant une fréquentation très dense (boulangerie, restaurant, pharmacies…)

4 – PROCHAINE ACTION  "LA SAINT VALENTIN"

Nous préparons une opération commerciale pour la « Saint Valentin », Cette animation sous format jeu (à définir) permettra de faire gagner en gros lot un voyage pour 2 à Venise mais également des repas chez les restaurateurs du territoire.

5 - POINT FINANCIER ET DEMANDES DE SUBVENTIONS

A l'étude avec notre banque, la possibilité de faire payer les adhérents trimestriellement et par prélèvements bancaires.

Nous préparons également les demandes de subventions auprès de la Communauté de Communes du Haut Val-d’Oise. (Nous y intégrerons notamment le logiciel des chèques cadeaux).

3000 chèques sont déjà à l'impression.

6 – CHEQUES CADEAUX

Les premières commandes de chèques cadeaux arrivent.

Déjà 700€ pour AXA, 4000€ pour l’ESAT et nous avons d’autres contacts.

Toutes les démarches ont été réalisées auprès de la FNCV pour que les chèques cadeaux, une fois commandés, soient livrés rapidement.

Une quarantaine de commerçants sont d’ores et déjà référencés pour recevoir les chèques cadeaux.

7 – BROCANTE DES ENFANTS

Nous envisageons de réaliser une journée dédiée aux enfants.

Cette journée s’organisera autour d’une brocante géante organisée simultanément sur l’ensemble des communes de la CCHVO.

Celle-ci se tiendra aux alentours du 11 avril 2015.

Ainsi toutes les bonnes volontés sont les bienvenus pour nous aider dans la mise en place de cette journée.

Idéalement il nous faudrait un commerçant référent par ville.