COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU N°5 du mercredi 19 décembre 2014

Ordre du jour

Approbation du compte rendu n°4 - Mise à  jour du tableau Excel des inscrits - Tirage au sort du mardi 25 novembre  - Explication du groupe Gmail à Corinne - Site Internet - Opération de Noël - Chèques cadeaux - publicité sur Facebook.

Présents

Malika GHOUAR - Corinne LESCLINGAND-DROUET - Didier FOURCROIX - Christian JUEN -Guillaume VAUDOU

1 -APPROBATION DU COMPTE RENDU N°4

Pas de remarque.

2 -MISE A JOUR DU TABLEAU EXCEL DES INSCRITS

Mettre à jour le fichier des clients sur Excel afin de pouvoir l'exporter vers le logiciel   de routage. Discutions sur la déclaration de la liste à la CNIL. Corinne et Christian vont   se renseigner sur le logiciel UBP de gestion commercial. Sur les bulletins d'inscription,  suggestion de faire des carrés  afin que les clients rentrent leur émail en  majuscule pour éviter les erreurs.

3 - TIRAGE AU SORT DU MARDI 25 NOVEMBRE

     Premier tirage au sort de notre opération "« Gagnez des cadeaux avec l’UCHVO" le   mardi 25 novembre à 17 h. 

      4 - EXPLICATION DU GROUPE GMAIL A CORINNE

 Explication du groupe Gmail à la Maison du Commerce par Jean le mercredi 26           novembre à 10 h.

5 - SITE INTERNET

      Description de l'offre proposée, (devis beaucoup trop figé).

      Il faut pouvoir créer des tables à la demande - recherche d'un autre prestataire - Cahier des charges à monter - définition des besoins- Envoyer toutes nos idées à    Christian.

  6 – OPERATION DE NOEL

« L’UCHVO fête Noël » est la prochaine opération commerciale organisée sur le territoire du 15 au 31décembre 2014.

 Cette opération se découpera en 2 animations distinctes :

 1 : Nous proposerons de faire gagner 2 somptueux paniers garnis par commerce.

 Comme pour chaque opération un pack est proposé. Celui-ci contient par commerçant :

-       2 paniers garnis corbeille vichy marron/rouge 32x20x7 contenant (d’une valeur de 20€) : Bloc de foie gras de canard 65g, confit d’oignons 50g, terrine de canard aromatisé à l’orange 90g, terrine de caille aux raisins 90g, Vieille Tour le Comte de Bergerac moelleux 37,5cl, très fruits pêche-mangue 46g, truffes natures 80g.

-       100 tickets à faire gratter à vos clients dont 2 tickets « Gagné ! »

-       2 affiches format A3

-       1 drapeau (où uniquement la bâche pour ceux qui ont déjà le mât)

-       1 procédure de mise en place de l’opération

-       Bien évidemment profiter de toute la communication réalisée par l’association dans les différents supports presses.

Possibilité de commander des paniers supplémentaires pour une valeur de 15€ unitaire. (Un ticket « Gagnant » supplémentaire sera remis pour chaque panier supplémentaire commandé).

 2 : Un artiste Val-d’Oisien se propose de décorer les vitrines dans l’esprit de Noël !

3 tableaux seront proposés. Un exemple de décoration sera apposé sur la vitrine de la Maison du commerce.

 La participation financière est de :

DATE LIMITE D’INSCRIPTION : 3 décembre

IMPORTANT ET IMPERATIF: Le pack animation sera à récupérer auprès de Corinne à la Maison du Commerce les 10,12 et 15 décembre 2014 de 9h30 à 12h00.

7 – CHEQUE CADEAUX

Future opération à partir du mois de janvier 2015 pour les aides d'urgences.

Réunion préparatoire au CCHVO (Bruyère et Beaumont.)

Malika prépare 2 plaquettes à envoyer aux commerçants et aux entreprises.

Opération limité aux adhérents. Prévoir un bordereau de remise de chèques.

8- PUBLICITE SUR FACEBOOK

            Pour promouvoir l’opération de Noël il est envisagé de faire une publicité payante           sur Facebook.

 Compte rendu de la réunion de bureau qui s'est tenue le jeudi 23 octobre 2014

Compte rendu n°3

 Ordre du jour

Tombola

Commande cadeaux tombola

Chèques cadeaux

Noel

Site internet

Réunion formation gendarmerie

Divers

Présents :

Sandrine DEVIGNE

Didier FOURCROIX

Christian JUEN

Christelle HAYAT

Malika GHOUAR

Nadine HAYAT

Michel ROSENSTRAUCH

Guillaume VAUDOU

1 Tombola :

2 cas particuliers sont portés à l’attention des membres du bureau :

1-      Intermarché : Monsieur CHICHERY souhaite participer à l’opération cependant au vue des 1000 clients jour que compte son magasin il est proposé de lui attribuer un Règlement du jeu personnalisé.

Ainsi il lui sera demandé de réaliser un pré tirage journalier de 7 tickets  afin d’obtenir les 100 tickets pour les 2 tirages au sort pour une question d’équité avec les autres commerces participants

Il lui sera demandé une participation de 120 euros pour l’impression des 14000 tickets.

 2-    Guillaume va solliciter les pharmaciens afin d’avoir leur accord pour participer à l’opération de la tombola. En effet au vue de leur activité les pharmaciens n’ont théoriquement pas le droit de faire de la promotion ou d’attirer de nouveaux clients par quelques animations commerciales.

Sans retour des autres praticiens du territoire, Guillaume participera avec ses 2 pharmacies à l’opération.

 (En date du 28/10, il y a 23 inscrits à la tombola)

 Toute la semaine, Christelle va relancer par téléphone les adhérents et par la suite les non adhérents.

2 Cadeaux tombola :

La commande des téléviseurs auprès de Mours Téléservice est validée, elle sera effectuée en début de semaine

Les autres lots seront commandés soit chez Intermarché en fonction de son stock et des lots qu’il nous propose soit sur le site internet Rue du Commerce

 3 Chèques cadeaux :

Didier et Malika ont rencontré Martine LEGRAND, Responsable RH de l’hôpital de Beaumont sur Oise et vice-présidente à la santé et aux affaires sociales de la CCHVO.

L’opération chèque cadeau lui a été présentée. Elle nous propose d’organiser une réunion de travail avec les différents CCAS afin de leur proposer de joindre aux paniers gourmands remis aux séniors des chèques cadeaux.

Malheureusement l’hôpital de Beaumont ne pourra pas participer à l’opération cette année les commandes ont déjà été effectuées et les chèques cadeaux distribués sont à destination des enfants de moins de 13ans.

Plusieurs solutions ont été envisagées. Celle qui parait-être la plus facile à mettre en œuvre dans le délai qui nous est imparti serait d’adhérer à l’Association des Commerces de Centres villes et ainsi bénéficier de leur mutualisation et de la gestion des chèques.

 4 Opération de Noel :

Comme évoqué lors des dernières réunions il sera proposé aux commerçants qui le souhaitent de faire grafer leur vitrine pour les fêtes de Noël le moyen d’animer les rues et de créer une unité supplémentaire dans les décorations de fin d’année.

 La participation financière qui est proposé est de 15€ par vitrine.

 Il est proposé de travailler au cours des prochaines réunions de bureau sur une animation commerciale à mettre en place sur décembre.

 5 Site internet :

Des réunions ont été organisées à la maison du commerce avec différents prestataires, nous sommes en attente des devis.

 6 Réunion d’information avec la gendarmerie :

Il est prévu une réunion de sensibilisation des commerçants par un intervenant de la gendarmerie de manière à les aider à se prémunir contre une éventuelle agression ;

Plusieurs thèmes seront exposés comme « quelle réaction tenir en situation d’agression », « quels sont les protections des points de vente »…

Il subsistera de cette intervention un audit gratuit pour ceux qui en auraient besoin.

 Cette réunion se tiendra le lundi 1^er décembre sur le créneau du midi dans la salle de la CCHVO.

 7 Divers :

Budget par action :

Nadine est chargée de s’en occuper

 Mail unique

Guillaume demande s’il est possible de créer un mail unique de manière à communiquer plus facilement ;

Malika se charge de mettre ceci en place dès que possible.

 Il est demandé en séance que l’ensemble des comptes rendus des réunions de bureau soit diffusé à l’ensemble des commerçants afin de les informer des actions à venir et des points en cours.

 Il est rappelé que les réunions de bureau sont ouvertes aux commerçants qui souhaiteraient y participer (dans la limite de 19 participants membres du bureau inclus – selon convention de mise à disposition de l’espace par la Mairie) .

 COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU N°4 du Jeudi 6 novembre 2014

Ordre du jour

Approbation du compte rendu n°3 - Présentation de Madame Corinne Lesclingand-Drouet - Protocole avec la Mairie de Beaumont-sur-Oise (locaux) - Point sur l’opération « Gagner des lots » - Opération de Noël - Divers

Présents

Sandrine DEVIGNE- Malika GHOUAR - Corinne LESCLINGAND-DROUET - Didier FOURCROIX - Christian JUEN -  Michel ROSENSTRAUCH

1 -APPROBATION DU COMPTE RENDU N°3

Pas de remarque.

2 -PRESENTATION DE CORINNE LESCLINGAND-DROUET (remplace Christelle)

Habitante de Beaumont sur Oise – Age : 50 ans – Animatrice des cours d’informatique des seniors (CCAS de Beaumont- sur-Oise) – spécialiste de la communication sur les réseaux sociaux et les sites Internet. S’occupe de la communication du Cercle Beaumontois du Patrimoine à la Maison des Artistes et du Patrimoine de Beaumont.

3 -PROTOCOLE AVEC LA MAIRIE DE BEAUMONT SUR OISE (occupation des locaux)

Mise en place du nouveau contrat  du 22 octobre 2014 au 21 octobre 2015.

Assurance des murs prise en charge par la Mairie.

Assurance responsabilité des locaux à la charge d’UCHVO.

         4 - POINT SUR L’OPERATION « GAGNER DES LOTS »

            58 commerçants dont 8 nouveaux adhérents.

            Corinne va envoyer un message à tous les inscrits (mail et téléphone).

Les commerçants pourront retirer : le porte-drapeau, les 2 affiches, l’urne, les tickets de tombola, le règlement et une procédure de mise en place et de suivi de l’opération : Le mercredi 12 novembre, le vendredi 14 novembre et le lundi 17 novembre entre 9h30 et 12h30 à la Maison du Commerce.

Exceptionnellement en cas d’impossibilité Corinne vous les déposera.

            Passer commande des cafetières « DOLCE GUSTO » .

            Pour simplifier les achats il est décidé de prendre une carte bleue.

5 - OPERATION DE NOEL

Sophie de la société  CREAKADO de Champagne-sur-Oise nous présente son panier gourmand.

Il est donc décidé de mettre en place pour Noël avec participation financière des adhérents de 20.00 €, et non adhérent de 50.00 € ( ce montant comprend donc les cadeaux, l’ensemble de l’animation et la décoration de la vitrine) :

• 2 colis gourmands à gagner par commerçant avec fourniture de tickets à gratter,  le porte-drapeau, les 2 affiches, l’urne, le règlement et une procédure de mise en place et de suivi de l’opération .  Les commerçants ayant participé à l’opération précédente réutiliseront l’urne et  le porte-drapeau. Pour ceux qui le souhaitent une possibilité de colis supplémentaire au tarif préférentiel de 15,00 € sera demandé.

• 1 décoration identique de Noël par un graffeur (Exemple sur la vitrine de la Maison du Commerce à partir du mercredi 19 novembre).

6 – DIVERS

Il est proposé de faire une brocante des enfants sur la période de mars - avril  (à déterminer).

Site Internet : 1^er devis reçu, mais illisible.

            L’ UCHVO propose à ses adhérents de créer leur page Facebook….

            Deux heures sont prévue, 1 heure de fabrication,

            1 heure de « formation prise en main» à la maison du commerce.

            Cout : pour les adhérents 2 X 20 euros

            Pour les prospects 2 X 35 Euros

            Ceux qui sont intéressés prendront contact avec Corinne au 09 54 93 26 95

 Pour une question d’organisation et de présence les prochaines réunions auront lieu le mercredi.

Prochaine réunion le mercredi 19 novembre 2014 à 12h30.

 Compte rendu de la réunion de bureau qui s'est tenue le jeudi 25 septembre 2014

Compte rendu n°2

ODJ :

Identité visuelle de l’UCHVO

Préparation de l’opération commerciale de Novembre

Recrutement

Démarches administratives

Chèque cadeau

Noël

  Identité visuelle :

 Il est proposé de voir avec la graphiste la possibilité de modifier les coloris du logo qu’elle nous a fait parvenir.

 Il lui sera donc demandé les modifications suivantes :

·         Fond du logo en blanc

·         Le territoire en bleu

·         Le fond du territoire en vert

·         L’UCHVO en jaune dégradé

 La commission concernant le site internet ne s’est pas encore réunie pour présenter au bureau un projet pour les nouveaux outils de communication de l’association.

 Pour rappel la commission devra réunir :

 Christian JUEN (président de commission)

Guillaume VAUDOU

Sandrine DEVIGNE

Nadine HAYAT

Opération de Novembre

 Christian a fournis au bureau un devis des prix qu’il a pu avoir de son fournisseur pour des produits high tech à distribuer lors de la tombola.

 Les courriers pour les commerçants et les élus sont validés. Il ne manque plus que les visuels pour agrémenter et inciter les commerçants à participer.

 Malika doit finaliser la liste des produits qui seront achetés pour la loterie.

Recrutement :

 Nadine confirme que sa fille de 32 ans et toujours intéressée pour prendre le poste d’assistante de l’association à mi-temps.

 Etant du titulaire du RSA elle rentre dans les critères d’éligibilités du contrat aidé à hauteur de 90% du salaire.

 De plus Nadine indique qu’elle sera en vacances à partir du 13/10 et précise qu’elle pourra accompagner sa fille dans sa prise de fonction.

  Démarches administratives :

 Nous avons confirmation que la subvention a été versée par la CCHVO.

 Les fonds seront sur le compte de l’ACHVO très rapidement.

 De plus les démarches en préfecture ont été entamées. Dès réception du récépissé nous reprendrons contact avec la Société Générale pour ouverture du compte bancaire UCHVO.

Chèque cadeau :

 Malika expose les échanges qu’elle a eus avec une association de commerçants basée du côté de Pau et qui a mis en place les chèques cadeaux sur son territoire.

 ·         Un logiciel de gestion des chèques cadeaux qui permets de gérer les impressions, les factures, les fichiers clients, le remboursement aux commerçants…

 ·         Une organisation simple : L’entreprise ou le particulier achète un nombre de chèques cadeaux dont elle décide la valeur faciale. Les chèques sont édités en direct et personnalisables. Le consommateur se rend dans les commerces participants et se sert de son chèque en tant que moyen de paiement. Le commerçant se rend à  l’association pour se faire rembourser la valeur du chèque moins la commission de l’association pour les frais de gestion.

 ·         Les frais de gestion oscillent entre 4 et 6% selon les associations.

 ·         Il est possible de faire sponsoriser l’opération en éditant la publicité de sponsors au dos des chèques.

 ·         Cette association a vendu en 1 an la valeur de 300 000 chèques.

 Outre le moyen de développer l’association, c’est également un service que l’on rend aux commerçants en incitant la population à consommer local, l’argent est directement réinjecté sur le territoire.

 C’est également un moyen de faire rentrer des fonds dans les caisses de l’association grâce aux frais de gestion.

 Didier et Malika ont rencontré le président de l’Association des Entreprises du territoire qui est tout à fait enchanté par cette opération et qui est tout à fait prêt à communiquer sur cette opération auprès de ces entreprises adhérentes.

Opération de Noël :

 Il est demandé à chacun de venir à la prochaine réunion avec des idées pour l’animation de Noël.

 Il est d’ores et déjà proposé la distribution de ballotins de chocolats. Malika doit expédier aux boulangers du territoire un petit appel à candidature pour la réalisation des ballotins.

 De même un appel à candidature va être envoyé aux fleuristes du territoire pour qu’elles se prononcent sur la réalisation de prestations mutualisées pour les fêtes de fin d’année (sapins, guirlandes, couronnes…).

 Pour finir il est évoqué la possibilité de faire venir un collectif de jeunes d’artistes pour qu’ils décorent les vitrines des commerçants par des dessins en peinture aux couleurs de Noël.