COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU n°12 du MERCREDI 18 MAI 2016
Ordre du jour
- Présentation de notre nouveau Manager de ville, Mme Carla GUISURAGA
- Préparation de l’Assemblée Générale du lundi 23 mai, à Bruyères-sur-Oise
- Point sur l’animation « Euro Foot »du 10 juin au 10 juillet
- Préparation de la Semaine du goût, date nationale : du 10 au 16 octobre
- Divers
Présents :
ADAM Maximilien - CHICHERY Alain - FOURCROIX Didier – GUISURAGA Carla- LESCLINGAND Corinne
1 - APPROBATION DU COMPTE RENDU N°11
· Pas de remarque
2–Présentation de notre nouveau Manager de ville
Départ de l’ancien manager de ville, Malika Ghouar, en mars 2016, vers un nouveau poste en Val d’Oise. Elle est actuellement en charge du développement économique pour la Ville de Pontoise.
Le poste de Manager de Ville à la CCHVO est ainsi resté vacant pendant 2 mois.
L’intercommunalité a maintenu ce poste et a recruté le 2 mai un nouveau Manager de ville, Mme Carla GUISURAGA, avec les mêmes missions que celles de Malika.
3–Préparation de l’AG du 23 mai
Le président de l’UCHVO, Didier Fourcroix, notre chargée de mission, Corinne Lesclingand-Drouet, et M. Christophe Kasse, leweb master, se sont rendus le mardi 17 mai, à la salle municipale, pour vérifier le matériel (salle + vidéoprojecteur) mis à disposition gracieusement par la commune de Bruyères-sur-Oise.
Relance par mail et par téléphone auprès des adhérents de l’UCHVO pour l’appel à cotisation 2016 + leur confirmation de présence à l’AG. Malheureusement, très peu de retours.
Pour les prochaines relances, au lieu qu’elles soient téléphoniques, il est proposé d’utiliser une application web d’envoi SMS. Le SMS est un excellent moyen de confirmer un rendez-vous et de rappeler aux commerçants adhérents la date de la réunion ou AG. Un moyen, espérons, efficace pour lutter contre les absences et ainsi favoriser la fréquentation des réunions.
Proposition d’ordre du jour pour l’AG 2016 :
Bilan moral : point sur l'association, actions menées, point sur les adhésions, manifestations organisées
Bilan des chèques cadeaux
Bilan financier
Projets et actions à venir
Election du nouveau bureau
3- Préparation de l’animation « L’UCHVO fête l’Euro Foot »
Communication : à finaliser l’affiche qui sera ensuite transmise aux commerçants participants.
Le manager de ville se propose de retravailler la version PPT proposée par Corinne.
Mailing à faire à tous les contacts : Maire + élus référents sur le commerce local + services communication des Villes, presse locale et commerçants, et si possible autres canaux d’information. Et solliciter les Villes dotées d’un panneau d’affichage lumineuxpour relayer l’information sur ces supports.
Communiqué de presse : géré par Didier FOURCROIX.
Impression : dès que l’affiche est validée. Prévoir impression en format A4 et A3 : chez les commerçants participants, panneaux d’affichage Ville, Cars KEOLIS.
Prévoir également l’impression du règlement intérieur.
àgéré par le Manager de Ville
Rappel sur le principe du jeu de cette opération foot, du 10 juin au 10 juillet :
De nombreux lots à gagner : des « goodies » (produits dérivés) spécial Coupe d’Europe 2016.
En détail : bracelets, stylos, porte-clés, thermocollants avec différents motifs de drapeaux, des drapeaux français, etc.àChaque commerçant participant aura droit à une cinquantaine de lots.
Des bulletins de participation sont à retirer les commerçants de quartier, adhérant à l’opération.
Entre le 10 et 22 juin, les participants, donnant le bon score du match du jour, devront retirer leur lot auprès du commerçant chez lequel ils ont fait leur pari. Pour les matchs suivants, entre le 25 juin et lors de la finale de l’Euro, le 10 juillet, les paris porteront non plus sur les scores des matchs mais sur les noms des gagnants. Autre bonus : les gagnants des paris pourront recevoir des gros lots, d’une valeur allant de 100 € à 200 €, lors d’un tirage au sort prévu le lundi 18 juillet à la Maison du Commerce, place du Château, à Beaumont-sur-Oise.
A prévoir : une copie du règlement du jeu, dans chaque commerce,disponible sur demande par le client.
Pour le coupon de participation, le modèle initial présenté lors de cette réunion est à modifier.
Il sera présenté sous cette forme, cf. ci-dessous : partie gauche « participant » et partie droite « commerçant ». Ainsi le commerçant conserve une copie des coordonnées du client et le détail du pari Euro Foot.
4- Préparation de la Semaine du goût du 10 au 16 octobre 2016
Suite au bilan très positif en 2015, l’UCHVO veut poursuivre et organiser sa 2nd édition.
En partenariat avec la CCHVO, le Manager de Ville aura pour mission de coordonner les animations sur le Haut Val d’Oise, faire adhérer un maximum de commerçants et travailler en partenariat avec les 8 villes, établissements scolaires, associations et autres structures du territoire.
Date : à l’échelle nationale, les dates officielles sont du 10 au 16 octobre 2016.
Qui peut participer ?à Artisans, producteurs, chefs et restaurateurs, professionnels de la santé, collectivités, associations, offices de tourisme, entreprises, commerces, restaurations collectives, etc.
Objectif sur la CCHVO : rassembler l’ensemble des acteurs du territoire pour proposer des animations variées et de qualités à la population + dynamiser et animer les centres villes + faire découvrir les produits locaux + mettre en avant les commerçants/restaurateurs.
5- Organisation d’un loto en octobre 2016
Le bureau émet l’idée d’organiser un loto avant la fin de l’année.
Pourquoi ? C’est un moyentraditionnellement employé par les associations à la fois comme élément d’animation dans le cadre d’une manifestation, et comme moyen de récolter des fonds.
Attention ! àL’organisation de cette animation est encadrée par une législation restrictive.
Pour rappel : les lotos ne peuvent avoir légalement lieu que s’ils répondent à certaines conditions :
§ Lorsqu’ils sont organisés dans un cercle restreint
§ Lorsqu’ils sont organisés dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d’animation locale
§ Si la mise est au maximum de 20 euros
§ Si les lots mis en jeu sont de faible valeur. Si ces lots peuvent être de nature autre qu’alimentaire, il ne peut s’agir de sommes d’argent et ils ne peuvent être remboursés.
Date réservée auprès de la Ville de Beaumont : samedi 29 octobre 2016 (week-end d’Halloween)
Lieu : Salle Léo Lagrange
Horaires : soirée. A définir
Si l’UCHVO a l’intention d’organiser une buvette lors du loto, c’est possible.
Mais il est à prévoir de contacter la Ville de Beaumontà faire une demande écrite, pour une demande d’autorisation de débit de boissons temporaire. C’est une dérogation temporaire accordée par le Maire pour l’ouverture de buvettes pour les associations.
6- Divers
Pour un partage d’expériences et valoriser les actions commerciales, le Manager de Ville propose :
§ De jeter un coup d’œil sur le site web des commerçants d’un quartier de Marseille : www.republique.biz. Ils mettent en avant leur actu avec un flashcode, pour les « bons plans et promo », l’annuaire des commerçants adhérents, etc.
§ En termes de création visuelle : idée de solliciter un infographiste en free lance pour la réalisation de 2 manifestations phares portées par l’UCHVO, telles que l’animation de Noël et la Semaine du Goût. Demander un devis pour avoir un ordre d’idée du coût. Ce devis comprendrait : création d’un visuel dérivé en affiche (tous formats) + cartons d’invitations (si besoin d’inviter des officiels) + dépliant. Le Manager de Ville se charge de la prospection de devis et voir avec l’association si cela est opportun et faisable financièrement.
